El período de prescripción varía según el tipo de documento. En general, la humanidad se puede dividir en dos tipos de personas: aquellas que guardan todo para siempre y aquellas que tiran todo lo que no está atornillado al suelo.
Sin embargo, cuando se trata de documentos relacionados con impuestos, lo mejor suele ser un término medio.
Según el Servicio de Impuestos Internos (IRS), es mejor conservar cualquier documento relacionado con impuestos hasta que finalice el período de prescripción.
Generalmente, esto ocurre tres años después de la fecha de vencimiento o de la fecha en que se presentó la declaración o se solicitó el reembolso.
Por lo tanto, debes conservar una copia de tu declaración original durante tres años a partir de la fecha en que la presentaste o dos años después de que pagaste los impuestos, lo que ocurra más tarde.
En cambio, conserva los registros de impuestos sobre la nómina durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento o de pago, lo que ocurra más tarde.
¿Qué registros se deben conservar durante 7 años?
El IRS recomienda mantener registros durante siete años cuando presentas un reclamo por una pérdida por valores sin valor o una deducción por deudas incobrables.
Si no reportaste ingresos que debiste declarar y si estos fueron mayores al 25% del ingreso neto que notificaste en tu declaración, debes conservar tus registros por seis años. Este es el período máximo en el que el IRS puede evaluar impuestos adicionales.
Si nunca presentaste tu declaración o si presentaste una declaración fraudulenta, debes conservar todos los documentos relacionados indefinidamente.
Sin embargo, es necesario resaltar que ninguna de estas acciones es recomendable.
Para la propiedad, todos los registros de impuestos deben conservarse durante el período de prescripción del año en que se compró o vendió la propiedad en cuestión.
En este sentido, es importante aclarar que la propiedad no se limita a los bienes inmuebles, también incluye existencias, equipos de oficina y otros activos.
¿Qué sucede con los negocios?
La misma regla general se aplica a los comercios y sociedades: el plazo de prescripción es de tres años. Sin embargo, ese período puede ser de hasta seis años si el IRS sospecha que cometiste un "error sustancial" en tu declaración.
Debes conservar los registros de solicitud de empleo durante tres años, incluso si no contrataste al candidato. Debes conservar los registros de impuestos sobre la nómina durante cuatro años.
Debes almacenar los archivos de tus empleados actuales durante al menos siete años después de que el trabajador se vaya, ya sea por despido, renuncia o jubilación.
Los registros de propiedad empresarial deben conservarse indefinidamente y los registros de servicios de contabilidad deben conservarse durante al menos siete años después de recibir el servicio.
Recuerda que debes guardar todos estos documentos en un lugar seguro, preferiblemente en una caja fuerte ignífuga.
También es recomendable dar acceso a la caja a una persona de confianza, ante cualquier eventualidad.
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